reducir presupuesto departamento legal

Recomendaciones para reducir el presupuesto de tu departamento legal

En el actual contexto de incertidumbre causado por el Covid-19, muchos departamentos legales están revisando
sus presupuestos para ajustarse a las nuevas circunstancias y al nuevo entorno económico. Desde Ambar Partners, lanzamos algunas recomendaciones para todos aquellos directores de asesoría jurídica que están ajustando sus presupuestos y buscando gestionar su departamento de forma más eficiente y productiva.

 

1. Elabora estimaciones claras y detalladas

Estima y desglosa con el mayor detalle posible tus necesidades de gasto externo por área de práctica (mercantil, societario, procesal o litigios, etc.) y entre esenciales y no esenciales. Ese desglose te será muy útil cuando tengas que
negociar ese presupuesto con otros departamentos. La diferencia entre lo qué queremos y lo qué realmente necesitamos va a ser más evidente que nunca en estos nuevos tiempos.

 

2. Involucra a todo tu departamento legal en la elaboración del nuevo presupuesto

Pide a los diferentes responsables de área en tu departamento que anticipen qué necesidades de gasto prevén hasta
final de año. La estimación de gasto requiere de un ejercicio previo de evaluación de posibles escenarios muy sano para el equipo. Más allá de la retribución individual de los abogados, el presupuesto del departamento no debería ser un secreto para el equipo y es bueno que sepan cómo fue construido, qué asunciones y decisiones sirvieron de base para su elaboración y que conozcan su responsabilidad gestionándolo. Además, si involucras al equipo desde el inicio en la elaboración del presupuesto, será más fácil explicarles cualquier futura.

 

3. Aprovecha la experiencia del 2008

Es posible que muchos de los patrones de contención de gasto que se produjeron en la crisis del 2008 se repitan. Aprovecha esa experiencia, ya sea propia o a través de otros compañeros de tu equipo, en la modulación de tu presupuesto para este año.

 

4. Teje alianzas con el departamento financiero

Mantener una buena relación con el departamento financiero es ahora más importante que nunca. Convertir a nuestro departamento financiero en nuestro aliado para apoyar nuestras peticiones de gasto te dará información de primera mano de las dinámicas con otros departamentos para posicionar al presupuesto legal en el mejor lugar.

Te recomendamos:

  1. Contestar en tiempo y forma a sus solicitudes de información con estimaciones y datos detallados y precisos. Eso les hará quedar bien ante quien reporten y te lo agradecerán.
  2. Invitarles a asistir a tus reuniones internas de departamento destinadas a reformular el nuevo presupuesto o a hacer seguimiento de las partidas de gastos.
  3. Tomarte tu tiempo para explicar qué gastos son relevantes y esenciales para tu departamento y por qué necesitas invertir ese dinero.
  4. No asumir que entienden la dinámica de un asunto transacción o litigioso y su evolución, por lo que es bueno que justifiques todas las partidas de gasto con razones prácticas.
  5. Escuchar sus sugerencias e ideas para reducir el gasto legal y mantener un diálogo constante.

 

5. Considera los gastos devengados y no facturados

Un clásico en la elaboración de presupuestos. Muchos asesores externos tardan en enviar sus facturas y éstas llegan a
destiempo. Toma eso en cuenta en la revisión de las partidas de gasto para garantizar que no hay sorpresas con gastos pendientes de facturación y solicita a todos tus asesores externos un estado de los honorarios pendientes de facturación con una fecha límite para considerar esos gastos dentro del presupuesto del año.

 

6. Obtén información de los planes de la empresa.

Estamos en un entorno incierto a todos los niveles, pero, en la medida de lo posible, intenta obtener información de los planes de tu empresa en todo lo que puedan tener trascendencia para tu departamento. Pregunta a los departamentos que correspondan si está prevista la refinanciación de parte de la deuda o una restructuración societaria, si siguen en marcha los planes para esa futura operación mercantil o de M&A, si se baraja plantear un posible escenario litigioso o prelitigioso con clientes o proveedores, eventuales situaciones de ERTEs o EREs, o si sencillamente se espera del departamento legal un papel más activo en la gestión de cuentas a cobrar para mejorar la posición de caja de la empresa.

 

7. Mueve algunos proyectos o costes especiales fuera del presupuesto del departamento legal.

No asumas que todos los costes legales tienen que sufragarse con cargo al presupuesto del departamento legal. Ciertos costes de especial relevancia o con impacto para otros departamentos pueden asignarse a un centro de coste especial o compartirse entre varios departamentos. Busca en tu presupuesto toda aquella operación relevante de M&A o de refinanciación, o cualquier otro proyecto de especial trascendencia para la empresa y crea un caso para compartir ese gasto.

 

8. Optimiza tu departamento legal con talento legal senior y flexible.

Revisa el gasto previsto en despachos de abogados para lo que queda de año y analiza si parte del trabajo que externalizas a despachos puedes resolverlo con otros modelos muchos más flexibles y eficientes, como un abogado bajo demanda con toda la experiencia en su campo y que se integre en tu equipo en cuestión de días.

 

9. Variabiliza tus costes legales y adáptalos a tu carga de trabajo real.

En el actual entorno de incertidumbre, es difícil prever la carga de trabajo real de tu equipo para los próximos meses.
Resuelve tus problemas legales contando con abogados externos que se ajusten a tu carga de trabajo y te aporten la experiencia adecuada para evitar errores que impacten en tu negocio.

En los próximos meses será difícil convencer a tu departamento de financiero de que es bueno contratar a abogados fijos en tu equipo, pero busca el mismo resultado contratando a un abogado experimentado que te permita fortalecer a tu equipo en función de tus necesidades reales diarias.

 

En Ambar Partners podemos darte el servicio y el asesoramiento jurídico que necesitas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y deja la gestión del departamento legal de tu empresa en buenas manos.